Due diligence atau yang juga dikenal sebagai uji tuntas adalah proses pengkajian dan analisis dokumen objek transaksi untuk menilai kepatutan perusahaan dari sisi hukum. Prosedur ini bertujuan untuk menggali informasi maupun fakta material yang mampu menggambarkan kondisi suatu perusahaan atau objek transaksi. Sistem manajemen dokumen atau document management system pun memegang peran penting dalam kelancaran due diligence.

Document management system (DMS) berperan dalam mempermudah pengelolaan dokumen perusahaan. Termasuk di dalamnya adalah dokumen legal, yang dibutuhkan dalam proses due diligence. Firma hukum Soemadipradja & Taher pun mengakui pentingnya kehadiran suatu sistem manajemen dokumen untuk due diligence yang efektif dan efisien.

Dokumen dalam Due Diligence yang Membutuhkan Document Management System

Sebagai seorang associate partner di firma hukum Soemadipradja & Taher, Verry Iskandar menghadapi tantangan ketika harus melakukan pemeriksaan dokumen fisik sebagai bagian dari proses due diligence. Meski tidak selalu berujung pada transaksi, setiap kegiatan uji tuntas tetaplah penting. Sebab, hasil due diligence juga dapat digunakan untuk pelaporan informasi maupun menggambarkan tingkat kepatuhan dari audit internal. 

Ia pun menjelaskan tahapan-tahapan yang ada pada proses due diligence. “Mulai dari penerimaan dokumen di data room, baik secara fisik maupun virtual, kemudian pelaksanaan due diligence itu sendiri, penyampaian laporannya, dan penyiapan dokumen transaksi jika diperlukan,” kata Verry.

Verry mengungkapkan, dalam suatu proses due diligence, jumlah dokumen yang harus dikaji bisa mencapai ratusan. Berikut ini contoh dokumen dari sejumlah sektor atau kategori yang membutuhkan review pada due diligence.

• Korporasi dan Permodalan:

Akta pendirian, permodalan, hingga dokumen-dokumen yang dapat menggambarkan kondisi faktual perusahaan hingga saat ini. 

• Perizinan:

Dokumen perizinan yang harus selalu diperpanjang.

• Ketenagakerjaan:

Kontrak perjanjian kerja termasuk Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT), dan dokumen yang berkaitan dengan BPJS Ketenagakerjaan.

• Kontrak Material:

Dokumen kontrak material dengan threshold tertentu. Misalnya, untuk nilai kontrak di atas Rp500 juta.

• Litigasi atau Dispute:

Dokumen yang harus dikaji untuk penelusuran lebih lanjut ke pengadilan pajak, pengadilan negeri, maupun pengadilan niaga.

Selain lima kategori di atas, masih ada sektor lain yang juga memerlukan due diligence. Misalnya dalam hal hak atas kekayaan intelektual (HAKI), aset material, dan persaingan usaha. 

“Pengecekan dokumen fisik itu sangat melelahkan. Oleh karena itu, ketika dimasukkan ke EXDOMA, saya sangat terbantu dalam me-review ratusan dokumen yang bentuknya sudah menjadi digital,” ujar Verry.

EXDOMA, Sistem Manajemen Dokumen yang Membantu Due Diligence

EXDOMA merupakan document management system besutan Hukumonline. Sistem ini bekerja untuk menyimpan dan mengelola dokumen. Salah satu keunggulannya antara lain berupa server yang berada di perusahaan pengguna sistem manajemen dokumen tersebut.

Sistem pengelolaan dokumen ini memiliki dashboard yang membantu pengguna memantau dokumen dengan masa berlaku yang akan habis. Para pengguna pun bisa mengetahui tipe dan kategori dokumen yang tersimpan, untuk mempermudah pencarian di kemudian hari.

Selain itu, ada berbagai fitur EXDOMA yang mampu membuat penyimpanan serta pengelolaan dokumen perusahaan sebagai berikut:

• Metadata:

Dengan Metadata, pencarian dokumen bisa dilakukan berdasarkan nama dokumen, deskripsi, kategori, lokasi penyimpanan, tanggal kedaluwarsa, maupun tipe dokumen.

• Alert & Notification:

Alert dan notification terkirim langsung ke email, agar pengguna tidak melewatkan dokumen yang harus diperbarui.

• Advanced Search dengan OCR:

Setiap dokumen yang diunggah ke EXDOMA, entah itu dalam bentuk PDF, JPG, maupun PNG, otomatis akan berubah menjadi dokumen dengan format teks. Jadi, pencarian dokumen melalui Advanced Search yang dilengkapi kecanggihan optical character recognition (OCR) dapat memberikan hasil akurat.

• Bulk Upload dengan Drag & Drop:

Selain mengunggah dokumen satu per satu, pengguna juga bisa melakukan upload sekaligus untuk banyak dokumen. Sebagai kemudahan, tersedia drag and drop untuk ‘menarik’ dokumen dari folder asal, untuk diunggah ke EXDOMA.

• Back-up & Restore:

Demi keamanan dokumen, EXDOMA mempunyai fitur back-up dan restore yang menjamin berbagai file tidak akan hilang dari perusahaan.

• On-premise atau Cloud:

Melalui fitur on-premise atau cloud ini, Anda bisa melakukan sinkronisasi secara periodik. Misalnya sebulan sekali.

• Approval & Versioning:

Dengan fitur approval dan versioning, seluruh anggota tim di perusahaan dapat mengetahui status persetujuan terhadap setiap dokumen.

• Multi-access Level:

EXDOMA memiliki pengaturan multi-access level untuk memudahkan Anda menentukan para pengguna yang dapat mengakses setiap dokumen.

Dengan EXDOMA sebagai document management system yang memiliki semua fitur tersebut, Anda dapat menjalankan proses due diligence dengan efektif dan efisien. Tak akan ada lagi dokumen legal yang terlewat. Kolaborasi dalam pengelolaan dan pengolahan dokumen pun bisa semakin lancar.

Ingin coba gratis EXDOMA? Hubungi [email protected] sekarang!