Due diligence&nbsp;atau yang juga dikenal sebagai uji tuntas adalah proses pengkajian dan analisis dokumen objek transaksi untuk menilai kepatutan perusahaan dari sisi hukum. Prosedur ini bertujuan untuk menggali informasi maupun fakta material yang mampu menggambarkan kondisi suatu perusahaan atau objek transaksi. Sistem manajemen dokumen atau&nbsp;document management system pun memegang peran penting dalam kelancaran&nbsp;<a href="https://www.hukumonline.com/berita/a/melihat-fungsi-legal-due-diligence-lt62e24cde53baa/">due diligence</a>.Document management system (DMS) berperan dalam mempermudah pengelolaan dokumen perusahaan. Termasuk di dalamnya adalah dokumen legal, yang dibutuhkan dalam proses due diligence. Firma hukum Soemadipradja &amp; Taher pun mengakui pentingnya kehadiran suatu sistem manajemen dokumen untuk&nbsp;due diligence yang efektif dan efisien.Dokumen dalam Due Diligence yang Membutuhkan&nbsp;Document Management SystemSebagai seorang associate partner&nbsp;di firma hukum Soemadipradja &amp; Taher, Verry Iskandar menghadapi tantangan ketika harus melakukan pemeriksaan dokumen fisik sebagai bagian dari proses due diligence. Meski tidak selalu berujung pada transaksi, setiap kegiatan uji tuntas tetaplah penting. Sebab, hasil&nbsp;due diligence&nbsp;juga dapat digunakan untuk pelaporan informasi maupun menggambarkan tingkat kepatuhan dari audit internal.&nbsp;Ia pun menjelaskan tahapan-tahapan yang ada pada proses due diligence. “Mulai dari penerimaan dokumen di&nbsp;data room, baik secara fisik maupun virtual, kemudian pelaksanaan&nbsp;due diligence itu sendiri, penyampaian laporannya, dan penyiapan dokumen transaksi jika diperlukan,” kata Verry.Verry mengungkapkan, dalam suatu proses&nbsp;due diligence, jumlah dokumen yang harus dikaji bisa mencapai ratusan. Berikut ini contoh dokumen dari sejumlah sektor atau kategori yang membutuhkan&nbsp;review pada due diligence.<ul style="list-style-type:disc;"><li style="text-align:justify;">Korporasi dan Permodalan:</li></ul>Akta pendirian, permodalan, hingga dokumen-dokumen yang dapat menggambarkan kondisi faktual perusahaan hingga saat ini.&nbsp;<ul><li style="text-align:justify;">Perizinan:</li></ul>Dokumen perizinan yang harus selalu diperpanjang.<ul><li style="text-align:justify;">Ketenagakerjaan:</li></ul>Kontrak perjanjian kerja termasuk Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT), dan dokumen yang berkaitan dengan BPJS Ketenagakerjaan.<ul><li style="text-align:justify;">Kontrak Material:</li></ul>Dokumen kontrak material dengan threshold tertentu. Misalnya, untuk nilai kontrak di atas Rp500 juta.<ul><li style="text-align:justify;">Litigasi atau&nbsp;Dispute:</li></ul>Dokumen yang harus dikaji untuk penelusuran lebih lanjut ke pengadilan pajak, pengadilan negeri, maupun pengadilan niaga.Selain lima kategori di atas, masih ada sektor lain yang juga memerlukan&nbsp;due diligence. Misalnya dalam hal hak atas kekayaan intelektual (HAKI), aset material, dan persaingan usaha.&nbsp;“Pengecekan dokumen fisik itu sangat melelahkan. Oleh karena itu, ketika dimasukkan ke EXDOMA, saya sangat terbantu dalam me-review ratusan dokumen yang bentuknya sudah menjadi digital,” ujar Verry.EXDOMA, Sistem Manajemen Dokumen yang Membantu Due DiligenceEXDOMA merupakan document management system besutan Hukumonline. Sistem ini bekerja untuk menyimpan dan mengelola dokumen. Salah satu keunggulannya antara lain berupa server yang berada di perusahaan pengguna sistem manajemen dokumen tersebut.Sistem pengelolaan dokumen ini memiliki&nbsp;dashboard yang membantu pengguna memantau dokumen dengan masa berlaku yang akan habis. Para pengguna pun bisa mengetahui tipe dan kategori dokumen yang tersimpan, untuk mempermudah pencarian di kemudian hari.Selain itu, ada berbagai fitur EXDOMA yang mampu membuat penyimpanan serta pengelolaan dokumen perusahaan sebagai berikut:<ul><li style="text-align:justify;">Metadata:</li></ul>Dengan Metadata, pencarian dokumen bisa dilakukan berdasarkan nama dokumen, deskripsi, kategori, lokasi penyimpanan, tanggal kedaluwarsa, maupun tipe dokumen.<ul><li style="text-align:justify;">Alert &amp; Notification:</li></ul>Alert dan notification terkirim langsung ke&nbsp;email, agar pengguna tidak melewatkan dokumen yang harus diperbarui.<ul><li style="text-align:justify;">Advanced Search dengan OCR:</li></ul>Setiap dokumen yang diunggah ke EXDOMA, entah itu dalam bentuk PDF, JPG, maupun PNG, otomatis akan berubah menjadi dokumen dengan format teks. Jadi, pencarian dokumen melalui Advanced Search yang dilengkapi kecanggihan&nbsp;optical character recognition (OCR) dapat memberikan hasil akurat.<ul><li style="text-align:justify;">Bulk Upload dengan&nbsp;Drag &amp; Drop:</li></ul>Selain mengunggah dokumen satu per satu, pengguna juga bisa melakukan upload sekaligus untuk banyak dokumen. Sebagai kemudahan, tersedia drag and drop&nbsp;untuk ‘menarik’ dokumen dari folder asal, untuk diunggah ke EXDOMA.<ul><li style="text-align:justify;">Back-up &amp; Restore:</li></ul>Demi keamanan dokumen, EXDOMA mempunyai fitur back-up&nbsp;dan&nbsp;restore&nbsp;yang menjamin berbagai file tidak akan hilang dari perusahaan.<ul><li style="text-align:justify;">On-premise atau&nbsp;Cloud:</li></ul>Melalui fitur&nbsp;on-premise atau&nbsp;cloud ini, Anda bisa melakukan sinkronisasi secara periodik. Misalnya sebulan sekali.<ul><li style="text-align:justify;">Approval &amp; Versioning:</li></ul>Dengan fitur&nbsp;approval dan&nbsp;versioning, seluruh anggota tim di perusahaan dapat mengetahui status persetujuan terhadap setiap dokumen.<ul><li style="text-align:justify;">Multi-access Level:</li></ul>EXDOMA memiliki pengaturan&nbsp;multi-access level&nbsp;untuk memudahkan Anda menentukan para pengguna yang dapat mengakses setiap dokumen.Dengan EXDOMA sebagai&nbsp;document management system yang memiliki semua fitur tersebut, Anda dapat menjalankan proses&nbsp;due diligence&nbsp;dengan efektif dan efisien. Tak akan ada lagi dokumen legal yang terlewat. Kolaborasi dalam pengelolaan dan pengolahan dokumen pun bisa semakin lancar.Ingin coba gratis EXDOMA? Hubungi&nbsp;<a href="mailto:demo@hukumonline.com">demo@hukumonline.com</a> sekarang! &nbsp;

EXDOMA Training and Sharing Session 8.jpg

thumbnail_EXDOMA Training and Sharing Session 8.jpg

Due diligence atau yang juga dikenal sebagai uji tuntas adalah proses pengkajian dan analisis dokumen objek transaksi untuk menilai kepatutan perusahaan dari sisi hukum.

Ini Peran Penting Document Management System dalam Due Diligence

Bukan hanya perusahaan, bagi&nbsp;law firm&nbsp;atau kantor hukum yang setiap kegiatannya menggunakan dan selalu berhubungan dengan dokumen legal, tentu peran DMS sangatlah penting.&nbsp;Beberapa tipe dokumen&nbsp;law firm&nbsp;seperti pembelaan, surat pengadilan, dan pendapat ahli, membutuhkan pengelolaan secara cermat. Dalam hal ini, DMS bertugas melindungi dan mengatur dokumen-dokumen tersebut. Namun sebelum menggunakan DMS, penting bagi&nbsp;law firm&nbsp;untuk terlebih dahulu melakukan proses digitalisasi terhadap semua dokumen yang dimiliki.&nbsp;Setelah digitalisasi dilakukan, law firm pun bisa mulai mengatur dokumen menggunakan DMS. Berikut ini peran DMS bagi law firm dalam pengelolaan dokumen.Peran DMS di Law FirmKehadiran DMS di firma hukum mampu mendorong efisiensi sekaligus meningkatkan efektivitas pengelolaan dokumen dalam hal berikut ini:<ul><li>Hemat biaya: DMS membantu law firm menghemat biaya operasional. Sebab, pengiriman dokumen hanya perlu dilakukan dalam&nbsp;single click lewat aplikasi, tanpa biaya tambahan.</li><li>Jaminan keamanan dokumen: Akses ke semua dokumen dapat diatur sesuai kebutuhan law firm.</li><li>Terhindar dari risiko bencana alam: Saat kondisi kahar atau&nbsp;force majeur seperti bencana&nbsp; alam terjadi, dokumen-dokumen tetap aman tersimpan secara&nbsp;on-premise&nbsp;atau di&nbsp;cloud.</li><li>Terorganisir: Dokumen-dokumen Anda dikelompokkan berdasarkan kasus maupun tipenya.</li></ul>&nbsp;Pengelolaan Dokumen&nbsp;Law Firm&nbsp;dengan DMSHukumonline menghadirkan aplikasi&nbsp;Excellent Document Management (EXDOMA) sebagai solusi bagi kantor hukum dalam pengelolaan dokumen.&nbsp;Melalui fitur-fitur EXDOMA berikut ini, law firm diharapkan terbantu dalam pengelolaan dokumen legal:<ul><li>Alert and Notification: EXDOMA secara aktif mengirimkan notifikasi dan&nbsp;reminder&nbsp;melalui aplikasi dan email mengenai setiap aktivitas dokumen legal.</li><li>Advanced Search and OCR: EXDOMA mempermudah pencarian dokumen legal berdasarkan kategori, tag, metadata, hingga ke&nbsp;body text dalam bentuk teks maupun&nbsp;image.</li><li>Bulk Upload and Drag-Drop: Fitur ini mempermudah Anda mengunggah dokumen legal dalam jumlah banyak.</li><li>Multi-access Level: EXDOMA dapat mengatur akses setiap akun untuk dapat membuka folder atau dokumen legal.</li><li>Historical Activity Audit: Untuk melindungi dokumen, EXDOMA mencatat semua aktivitas yang terjadi di dalam sistem (siapa, apa, dan kapan).</li><li>Backup and Restore: Fitur ini memungkinkan&nbsp;law firm&nbsp;untuk menyimpan dan mengamankan dokumen penting secara otomatis.</li><li>On-premise/cloud: Pilih infrastruktur yang sesuai dengan preferensi&nbsp;law firm&nbsp;Anda. EXDOMA bisa dipasang secara&nbsp;on-premise atau pada&nbsp;cloud. Tersedia juga&nbsp;bundling dengan&nbsp;cloud provider pilihan</li></ul>&nbsp;Digitalisasi dokumen menggunakan EXDOMA akan memberikan keuntungan bagi&nbsp;law firm&nbsp;Anda dan para klien. EXDOMA dapat memberikan rasa aman pada dokumen legal sebagai aset penting&nbsp;law firm.&nbsp;Hal ini tentunya juga akan memberikan nilai tambah kepada&nbsp;law firm&nbsp;karena telah memberikan garansi keamanan dan kemudahan proses hukum.Ingin mengetahui lebih banyak mengenai EXDOMA? Anda bisa mencobanya gratis selama 2 minggu dengan menghubungi&nbsp;<a href="mailto:demo@hukumonline.com">demo@hukumonline.com</a>.&nbsp;Permudah perkerjaan pengeloaan dokumen legal Anda bersama EXDOMA! &nbsp;

standard-quality-control-concept-m (1).jpg

thumbnail_standard-quality-control-concept-m (1).jpg

Pengelolaan dokumen di perusahaan merupakan kegiatan yang perlu diperhatikan. Dengan Document Management System (DMS) tentunya pekerjaan ini akan menjadi mudah.

Navigasi Masa Depan Praktik Hukum dengan Integrasi Sistem Pengelolaan Dokumen Digital 

Digitalisasi mengubah mekanisme pengelolaan dokumen dari yang mulanya manual menjadi digital.&nbsp; Teknologi Document Management System (DMS), misalnya, secara signifikan&nbsp;berkontribusi pada kemudahan pengelolaan dokumen perusahaan, terutama dokumen legal, sehingga jadi lebih efektif dan efisien.Senin (27/6), Hukumonline mengadakan Subscribers Meet Up #2 bertema ‘Peningkatan Efektivitas Bisnis dengan Memanfaatkan Document Management System’. Kali ini, hadir narasumber dengan latar belakang dua industri yang berbeda. Mereka adalah Legal Specialist PT Jasa Raharja–salah satu BUMN Indonesia yang bergerak di bidang asuransi dan penjaminan–Rian Prawidhana serta In-House Legal PT East West Seed–perusahaan Indonesia yang bergerak di bidang pertanian dengan merek dagang Panah Merah— Ahmad Fiqri Mubarok.&nbsp;Hukumonline.com(Narasumber dalam Hukumonline Subscribers Meet Up 2022 bertema 'Peningkatan Efektivitas Bisnis dengan Memanfaatkan Document Management System', Senin (27/6/2022))Menurut Ahmad, pengelolaan dokumen legal amat penting dalam sebuah perusahaan. Ia berpesan, harus dilakukan sinkronisasi pada dokumen berbentuk softcopy dan hardcopy. “Jika tidak ada manajemen dokumen yang baik, jelas kita akan buang-buang waktu dan tenaga. Kita jadi akan kesulitan ketika membutuhkan data yang kita cari yang sifatnya mendesak,” kata Ahmad.&nbsp;Hal ini juga diamini oleh Rian. Bagaimanapun, pengelolaan dokumen yang baik akan dapat meningkatkan keamanan dari dokumen itu sendiri. “Jadi bagaimana dokumen itu terseleksi, mana dokumen yang penting, tingkat kepentingannya itu. Kita bisa memilah, kira-kira mana yang bisa dibuka oleh manajemen level direksi dan lain-lain,” Rian menambahkan.Rian juga mengungkapkan, setiap perusahaan harus berani berinvestasi lebih untuk melakukan sistematisasi dokumen perusahaan. Pasalnya, hal ini merupakan&nbsp;bentuk pengelolaan dari legal risk management perusahaan.Hukumonline dengan pengalaman selama lebih dari dua dekade mendukung law environment di Indonesia menawarkan Document Management System (DMS) bernama&nbsp;EXDOMA (Excellent Document Management). Didukung fitur multi-access level, EXDOMA dapat membedakan akses dari pengguna dan mengatur akses keamanan dokumen. Selain itu, ada pula fitur alert &amp; notification yaitu pengingat otomatis tanggal expired dokumen yang dikirimkan langsung ke email.&nbsp;COBA GRATIS Exdoma sekarang dengan menghubungi demo@hukumonline.com.

thumbnail_q3 2022.png

q3 2022.png

Penting bagi perusahaan berinvestasi lebih untuk memiliki document management system (DMS) agar pengelolaan arsip perusahaan menjadi lebih sistematis.

Cara agar Bisnis Makin Efektif dengan Document Management System (DMS)

Bagi sebuah perusahaan, pemilihan sebuah aplikasi tentu tidak bisa ditentukan sembarangan. Ada sejumlah pertimbangan dan syarat yang harus dipenuhi agar suatu aplikasi berjalan sesuai dengan kebutuhan dan keamanan perusahaan. Salah satu aplikasi yang perlu pertimbangan matang adalah DMS.&nbsp;DMS adalah singkatan dari Document Management System atau Sistem Pengelolaan Dokumen yang saat ini membantu banyak organisasi mengatur dan mengelola dokumen seluruh departemen perusahaan.Bicara soal DMS, pemilihan DMS tentunya harus memiliki keamanan yang bagus agar dokumen perusahaan seperti kontrak dan perizinan selalu terjaga. Sebagaimana diketahui, keamanan dokumen merupakan salah satu hal yang terpenting karena merupakan bukti dan identitas organisasi.&nbsp;Kebutuhan penggunaan DMS dirasakan juga oleh IT Coordinator Nucleus Farma, Alberto Kalangi. Diawali dengan adanya kebutuhan integrasi antara divisi satu dengan lainnya dan penyimpanan dokumen yang terpusat. “Jadi kalau ada kebutuhan data tinggal akses langsung tanpa harus bertatap muka. Itulah yang mendasari saya mengajukan DMS ini ke management,” ujar Alberto.Adanya kebutuhan ini, perusahaan bioteknologi yang berfokus pada produk-produk inovatif &amp; natural ini sudah memilih EXDOMA (Excellent Document Management) yang merupakan DMS dari Hukumonline sebagai pengelolaan dokumen perusahaan. Penggunaan EXDOMA di Nucleus Farma tidak hanya digunakan oleh divisi legal atau IT, melainkan digunakan banyak divisi sekaligus.“Kurang lebih sudah 5 divisi yang registrasi di EXDOMA dan sudah mulai saling terintegrasi. Ini memudahkan pekerjaan yang melibatkan manajemen juga, jadi cukup dengan EXDOMA bisa langsung memberi notifikasi langsung ke atasan,” jelas Alberto.Selain membantu proses pekerjaan dokumen ke manajemen, EXDOMA memberikan kemudahan dan proteksi melalui fitur yang disediakan. Di Nucleus Farma ada 4 (empat) fitur EXDOMA yang paling membantu operasional perusahaan.Pertama, Approval&nbsp; dokumen yang semakin mudah dan Versioning Kedua, Alert &amp; Notification yang menjadi pengingat dokumen yang mendekati tanggal kadaluwarsa.“Kadang ada dokumen yang expired gak diketahui sehingga EXDOMA ini menjadi pengingat,” tambah Alberto.Ketiga, Historical Audit yang mencatat semua kegiatan di EXDOMA. Keempat. On Premise/Cloud perusahaan menyimpang langsung semua data di EXDOMA sehingga tidak perlu khawatir akan interupsi dari luar.Selain itu, Alberto juga menjelaskan penggunaan EXDOMA membantu operasional karena memiliki tampilan yang friendly dan tidak perlu menggunakan hardcopy dokumen.Jika saat ini Anda memiliki kebutuhan seperti Nucleus Farma, Hukumonline menyediakan Exdoma sebagai solusi pengelolaan dokumen yang andal dan terpercaya. Permudah operasional perusahaan Anda dengan fitur unggulan Exdoma, hubungi demo@hukumonline.com untuk COBA GRATIS.

thumbnail_jan 23.jpeg

jan 23.jpeg

DMS tentunya harus memiliki keamanan yang bagus agar dokumen perusahaan seperti kontrak dan perizinan selalu terjaga. Sebagaimana diketahui, keamanan dokumen merupakan salah satu hal yang terpenting karena merupakan bukti dan identitas organisasi.

IT Nucleus Farma Pilih Exdoma jadi DMS Perusahaan

Mengelola dokumen hukum bagi in house counsel tidaklah mudah. Perlu adanya suatu sistem agar dokumen tidak tercecer. Berbagai jenis dokumen hukum seperti perjanjian, akta perusahaan, peraturan perusahaan, hingga keputusan direksi perlu diatur dan dikelola secara terpusat. Bagi perusahaan, akses yang mudah dan cepat terhadap berbagai jenis dokumen tersebut adalah hal krusial, terlebih jika dihubungkan dengan efisiensi dan produktivitas perusahaan.Document Management System (DMS) atau Sistem Pengelolaan Dokumen adalah salah satu solusi pengelolaan dokumen yang memudahkan banyak perusahaan sukses dalam mengelola, menyimpan, mengakses, serta menyelesaikan pekerjaan yang melibatkan banyak berkas bisnis secara otomatis dan efisien.Kebutuhan akan DMS yang andal dan terpercaya dirasakan juga oleh General Counsel PT Lemonilo Indonesia Sehat, Alicia Yunita. Kebutuhan tersebut berawal saat pandemi dimana kebanyakan perusahaan menerapkan kebijakan WFH (work from home).&nbsp;“Saat itu lagi zamannya WFH (work from home) jadi susah mencari satu dokumen saja, painfull banget untuk mencari dokumen di komputer siapa dan aslinya di mana?” kata Alicia di Subscriber Meet Up Exdoma: Kerja Pintar Menggunakan Document Management System, Rabu (21/09) lalu.Sebagai salah satu perusahaan consumer tech di Indonesia, Lemonilo ingin merapikan legal compliance untuk proses due diligence dan memusatkan dokumen di satu tempat agar bisa dipantau terus-menerus. Didasari kebutuhan tersebut, Lemonilo memutuskan untuk menggunakan Exdoma (Excellent Document Management) dari Hukumonline.Exdoma merupakan sebuah inovasi terkini yang dikembangkan oleh Hukumonline berupa sistem pengelolaan dokumen hukum yang andal.&nbsp;“Kita mengetahui Exdoma itu dikembangkan oleh Hukumonline dan kita sudah menggunakan layanan Hukumonline sejak lama jadi kami percaya bahwa Exdoma sudah disesuaikan fiturnya sesuai dengan kebutuhan in house counsel,” tambah Alicia.Sesuai dengan penuturan Alicia, Exdoma hadir dengan fitur-fitur yang telah disesuaikan dengan bentuk dan jenis dokumen hukum, walaupun secara umum Exdoma juga dapat digunakan untuk dokumen bisnis pada umumnya. Khusus Lemonilo terdapat 3 (tiga) fitur Exdoma yang sangat membantu operasional tim hukum Lemonilo.&nbsp;Pertama, Reminder Notification. Sebagai manusia yang memiliki daya ingat terbatas, fitur reminder notification sangat membantu tim hukum Lemonilo dalam memantau perjanjian yang akan expired. Fitur ini bisa bahkan bisa diatur dan dipasang sampai beberapa kali.&nbsp;Kedua Advance Search. Mesin pencari yang terdapat dalam Exdoma sangat membantu tim hukum Lemonilo dalam mencari suatu perjanjian atau dokumen hukum lainnya.&nbsp;“Kalau dulu kami menyimpan data terkadang penamaan tidak sesuai dengan isi, kadang masih menyimpan data dengan nama A, I, U, E, O,&nbsp; dan saat dicari tidak ketemu perjanjiannya. Tapi dengan fitur Advance Search di Exdoma yang bisa mencari sampai ke body text, tim hukum Lemonilo sangat terbantu.” tambah Alicia.&nbsp;Ketiga Historical Record. Fitur ini membantu tim hukum Lemonilo untuk mengetahui siapa yang mengakses dokumen di Exdoma, apa dokumennya dan kapan. Selain itu, Exdoma juga dilengkapi dengan akses level sehingga tim hukum Lemonilo yang bertindak sebagai admin dapat membatasi akses pihak-pihak tertentu ke dokumen tertentu di Exdoma. “Misalnya tim HR tidak perlu mengetahui perjanjian di tim product dan sebaliknya,” tutur Alicia.&nbsp;Selain itu, salah satu pertimbangan tim hukum Lemonilo menggunakan Exdoma dikarenakan keamanan datanya, Exdoma bersifat on premise maka seluruh data disimpan di server perusahaan.Apakah tim hukum Anda mempunyai kebutuhan yang sama dengan tim hukum Lemonilo? Segera gunakan Exdoma sebagai solusi pengelolaan dokumen yang andal dan terpercaya. Rasakan kemudahaan penggunaan fitur-fitur Exdoma dengan COBA GRATIS! Hubungi demo@hukumonline.com untuk informasi selengkapnya.

thumbnail_Subs Meet Up 3_2022.png

Subs Meet Up 3_2022.png

Exdoma merupakan salah satu solusi pengelolaan dokumen yang memudahkan perusahaan dalam mengelola, menyimpan, mengakses, serta menyelesaikan pekerjaan yang melibatkan banyak berkas bisnis secara otomatis dan efisien.