Bukan hanya perusahaan, bagi law firm atau kantor hukum yang setiap kegiatannya menggunakan dan selalu berhubungan dengan dokumen legal, tentu peran DMS sangatlah penting. 

Beberapa tipe dokumen law firm seperti pembelaan, surat pengadilan, dan pendapat ahli, membutuhkan pengelolaan secara cermat. Dalam hal ini, DMS bertugas melindungi dan mengatur dokumen-dokumen tersebut. Namun sebelum menggunakan DMS, penting bagi law firm untuk terlebih dahulu melakukan proses digitalisasi terhadap semua dokumen yang dimiliki. 

Setelah digitalisasi dilakukan, law firm pun bisa mulai mengatur dokumen menggunakan DMS. Berikut ini peran DMS bagi law firm dalam pengelolaan dokumen.

Peran DMS di Law Firm

Kehadiran DMS di firma hukum mampu mendorong efisiensi sekaligus meningkatkan efektivitas pengelolaan dokumen dalam hal berikut ini:

• Hemat biaya:
  DMS membantu law firm menghemat biaya operasional. Sebab, pengiriman dokumen hanya perlu dilakukan dalam single click lewat aplikasi, tanpa biaya tambahan.
• Jaminan keamanan dokumen:
  Akses ke semua dokumen dapat diatur sesuai kebutuhan law firm.
• Terhindar dari risiko bencana alam:
  Saat kondisi kahar atau force majeur seperti bencana  alam terjadi, dokumen-dokumen tetap aman tersimpan secara on-premise atau di cloud.
• Terorganisir:
  Dokumen-dokumen Anda dikelompokkan berdasarkan kasus maupun tipenya.

Pengelolaan Dokumen Law Firm dengan DMS

Hukumonline menghadirkan aplikasi Excellent Document Management (EXDOMA) sebagai solusi bagi kantor hukum dalam pengelolaan dokumen. 

Melalui fitur-fitur EXDOMA berikut ini, law firm diharapkan terbantu dalam pengelolaan dokumen legal:

• Alert and Notification:
  EXDOMA secara aktif mengirimkan notifikasi dan reminder melalui aplikasi dan email mengenai setiap aktivitas dokumen legal.
• Advanced Search and OCR:
  EXDOMA mempermudah pencarian dokumen legal berdasarkan kategori, tag, metadata, hingga ke body text dalam bentuk teks maupun image.
• Bulk Upload and Drag-Drop:
  Fitur ini mempermudah Anda mengunggah dokumen legal dalam jumlah banyak.
• Multi-access Level:
  EXDOMA dapat mengatur akses setiap akun untuk dapat membuka folder atau dokumen legal.
• Historical Activity Audit:
  Untuk melindungi dokumen, EXDOMA mencatat semua aktivitas yang terjadi di dalam sistem (siapa, apa, dan kapan).
• Backup and Restore:
  Fitur ini memungkinkan law firm untuk menyimpan dan mengamankan dokumen penting secara otomatis.
• On-premise/cloud:
  Pilih infrastruktur yang sesuai dengan preferensi law firm Anda. EXDOMA bisa dipasang secara on-premise atau pada cloud. Tersedia juga bundling dengan cloud provider pilihan

Digitalisasi dokumen menggunakan EXDOMA akan memberikan keuntungan bagi law firm Anda dan para klien. EXDOMA dapat memberikan rasa aman pada dokumen legal sebagai aset penting law firm. 

Hal ini tentunya juga akan memberikan nilai tambah kepada law firm karena telah memberikan garansi keamanan dan kemudahan proses hukum.

Ingin mengetahui lebih banyak mengenai EXDOMA? Anda bisa mencobanya gratis selama 2 minggu dengan menghubungi [email protected]. 

Permudah perkerjaan pengeloaan dokumen legal Anda bersama EXDOMA!