Mengelola dokumen hukum bagi in house counsel tidaklah mudah. Perlu adanya suatu sistem agar dokumen tidak tercecer. Berbagai jenis dokumen hukum seperti perjanjian, akta perusahaan, peraturan perusahaan, hingga keputusan direksi perlu diatur dan dikelola secara terpusat. Bagi perusahaan, akses yang mudah dan cepat terhadap berbagai jenis dokumen tersebut adalah hal krusial, terlebih jika dihubungkan dengan efisiensi dan produktivitas perusahaan.

Document Management System (DMS) atau Sistem Pengelolaan Dokumen adalah salah satu solusi pengelolaan dokumen yang memudahkan banyak perusahaan sukses dalam mengelola, menyimpan, mengakses, serta menyelesaikan pekerjaan yang melibatkan banyak berkas bisnis secara otomatis dan efisien.

Kebutuhan akan DMS yang andal dan terpercaya dirasakan juga oleh General Counsel PT Lemonilo Indonesia Sehat, Alicia Yunita. Kebutuhan tersebut berawal saat pandemi dimana kebanyakan perusahaan menerapkan kebijakan WFH (work from home). 

“Saat itu lagi zamannya WFH (work from home) jadi susah mencari satu dokumen saja, painfull banget untuk mencari dokumen di komputer siapa dan aslinya di mana?” kata Alicia di Subscriber Meet Up Exdoma: Kerja Pintar Menggunakan Document Management System, Rabu (21/09) lalu.

Sebagai salah satu perusahaan consumer tech di Indonesia, Lemonilo ingin merapikan legal compliance untuk proses due diligence dan memusatkan dokumen di satu tempat agar bisa dipantau terus-menerus. Didasari kebutuhan tersebut, Lemonilo memutuskan untuk menggunakan Exdoma (Excellent Document Management) dari Hukumonline.

Exdoma merupakan sebuah inovasi terkini yang dikembangkan oleh Hukumonline berupa sistem pengelolaan dokumen hukum yang andal. 

“Kita mengetahui Exdoma itu dikembangkan oleh Hukumonline dan kita sudah menggunakan layanan Hukumonline sejak lama jadi kami percaya bahwa Exdoma sudah disesuaikan fiturnya sesuai dengan kebutuhan in house counsel,” tambah Alicia.

Sesuai dengan penuturan Alicia, Exdoma hadir dengan fitur-fitur yang telah disesuaikan dengan bentuk dan jenis dokumen hukum, walaupun secara umum Exdoma juga dapat digunakan untuk dokumen bisnis pada umumnya. Khusus Lemonilo terdapat 3 (tiga) fitur Exdoma yang sangat membantu operasional tim hukum Lemonilo.

Pertama, Reminder Notification. Sebagai manusia yang memiliki daya ingat terbatas, fitur reminder notification sangat membantu tim hukum Lemonilo dalam memantau perjanjian yang akan expired. Fitur ini bisa bahkan bisa diatur dan dipasang sampai beberapa kali. 

Kedua Advance Search. Mesin pencari yang terdapat dalam Exdoma sangat membantu tim hukum Lemonilo dalam mencari suatu perjanjian atau dokumen hukum lainnya. 

“Kalau dulu kami menyimpan data terkadang penamaan tidak sesuai dengan isi, kadang masih menyimpan data dengan nama A, I, U, E, O,  dan saat dicari tidak ketemu perjanjiannya. Tapi dengan fitur Advance Search di Exdoma yang bisa mencari sampai ke body text, tim hukum Lemonilo sangat terbantu.” tambah Alicia. 

Ketiga Historical Record. Fitur ini membantu tim hukum Lemonilo untuk mengetahui siapa yang mengakses dokumen di Exdoma, apa dokumennya dan kapan. Selain itu, Exdoma juga dilengkapi dengan akses level sehingga tim hukum Lemonilo yang bertindak sebagai admin dapat membatasi akses pihak-pihak tertentu ke dokumen tertentu di Exdoma. “Misalnya tim HR tidak perlu mengetahui perjanjian di tim product dan sebaliknya,” tutur Alicia. 

Selain itu, salah satu pertimbangan tim hukum Lemonilo menggunakan Exdoma dikarenakan keamanan datanya, Exdoma bersifat on premise maka seluruh data disimpan di server perusahaan.

Apakah tim hukum Anda mempunyai kebutuhan yang sama dengan tim hukum Lemonilo? Segera gunakan Exdoma sebagai solusi pengelolaan dokumen yang andal dan terpercaya. Rasakan kemudahaan penggunaan fitur-fitur Exdoma dengan COBA GRATIS! Hubungi [email protected] untuk informasi selengkapnya.