Bagi sebuah perusahaan, pemilihan sebuah aplikasi tentu tidak bisa ditentukan sembarangan. Ada sejumlah pertimbangan dan syarat yang harus dipenuhi agar suatu aplikasi berjalan sesuai dengan kebutuhan dan keamanan perusahaan. Salah satu aplikasi yang perlu pertimbangan matang adalah DMS. 

DMS adalah singkatan dari Document Management System atau Sistem Pengelolaan Dokumen yang saat ini membantu banyak organisasi mengatur dan mengelola dokumen seluruh departemen perusahaan.

Bicara soal DMS, pemilihan DMS tentunya harus memiliki keamanan yang bagus agar dokumen perusahaan seperti kontrak dan perizinan selalu terjaga. Sebagaimana diketahui, keamanan dokumen merupakan salah satu hal yang terpenting karena merupakan bukti dan identitas organisasi. 

Kebutuhan penggunaan DMS dirasakan juga oleh IT Coordinator Nucleus Farma, Alberto Kalangi. Diawali dengan adanya kebutuhan integrasi antara divisi satu dengan lainnya dan penyimpanan dokumen yang terpusat. “Jadi kalau ada kebutuhan data tinggal akses langsung tanpa harus bertatap muka. Itulah yang mendasari saya mengajukan DMS ini ke management,” ujar Alberto.

Adanya kebutuhan ini, perusahaan bioteknologi yang berfokus pada produk-produk inovatif & natural ini sudah memilih EXDOMA (Excellent Document Management) yang merupakan DMS dari Hukumonline sebagai pengelolaan dokumen perusahaan. Penggunaan EXDOMA di Nucleus Farma tidak hanya digunakan oleh divisi legal atau IT, melainkan digunakan banyak divisi sekaligus.

“Kurang lebih sudah 5 divisi yang registrasi di EXDOMA dan sudah mulai saling terintegrasi. Ini memudahkan pekerjaan yang melibatkan manajemen juga, jadi cukup dengan EXDOMA bisa langsung memberi notifikasi langsung ke atasan,” jelas Alberto.

Selain membantu proses pekerjaan dokumen ke manajemen, EXDOMA memberikan kemudahan dan proteksi melalui fitur yang disediakan. Di Nucleus Farma ada 4 (empat) fitur EXDOMA yang paling membantu operasional perusahaan.

Pertama, Approval  dokumen yang semakin mudah dan Versioning Kedua, Alert & Notification yang menjadi pengingat dokumen yang mendekati tanggal kadaluwarsa.

“Kadang ada dokumen yang expired gak diketahui sehingga EXDOMA ini menjadi pengingat,” tambah Alberto.

Ketiga, Historical Audit yang mencatat semua kegiatan di EXDOMA. Keempat. On Premise/Cloud perusahaan menyimpang langsung semua data di EXDOMA sehingga tidak perlu khawatir akan interupsi dari luar.

Selain itu, Alberto juga menjelaskan penggunaan EXDOMA membantu operasional karena memiliki tampilan yang friendly dan tidak perlu menggunakan hardcopy dokumen.

Jika saat ini Anda memiliki kebutuhan seperti Nucleus Farma, Hukumonline menyediakan Exdoma sebagai solusi pengelolaan dokumen yang andal dan terpercaya. Permudah operasional perusahaan Anda dengan fitur unggulan Exdoma, hubungi [email protected] untuk COBA GRATIS.